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【やよいの青色申告】スマート取引取込でCSVをサクッと取り込む方法

 

『やよいの青色申告オンライン』の『スマート取引取込』機能を、あなたはどのくらい活用してますか?

『スマート取引取込』の中の『口座連携』機能を使えば、金融機関やクレジットカード、電子マネーのデータを勝手に取り込んでくれて、すごく便利という話はよく聞きますよね。

でも、便利なのは分かっていても、意外と利用していない人も多いのでは?

その要因は、大きく2つ。

  1. 口座番号やID、パスワードなどといった情報を登録することに抵抗がある
  2. インターネットバンキングやクレジットカードのWeb登録をしていない

そんな時は、CSVを使って取り込むと、一から手で入力していくよりずっと早く処理できますよ。

ここでは、あえて『口座連携』機能を使わずに、CSVを使って取り込む方法を説明します。

 

『スマート取引取込』でCSVを使って取り込めるもの

『スマート取引取込』でCSVを使いたい場合は、『入出金明細ファイル取込』から取り込めます。

ただ『入出金明細』という名称がついているように、処理できる取引手段が限定されています。(なぜ限定する必要があるのか、その意図は不明)

選べる取引手段は、現金、普通預金、当座預金、定期預金、その他の預金しかありません。

クレジットカードを事業用に使っている場合は、このどれにも当てはまらないのでダメですね。

事業用のクレジットカードは、利用した日付で一旦「未払金」(弥生の場合はクレジットカード)で処理するので。

プライベートと事業用を分けずに兼用で使っているクレジットカードの場合は、「現金(個人用)」を選択すればOK。

「現金(個人用)」は最終的に「事業主借」という科目に変換されます。

クレジットカードの処理の仕方については別の記事で詳しく説明しますので、そちらを参考にしてください。

それにしても、取引手段が制限されているがために、せっかくクレジットカードの利用明細をサイトからダウンロードできるのに、それを利用できないというのはもったいないですよね。

取引手段で他の勘定科目も選択できるように、早くシステムを変更してほしいところです。

 

CSVって、どうやって作る?

データを取り込む時には、大抵CSVを使うことが多いです。

パット見エクセルっぽいですが、エクセルとはちょっと違います。

ファイル名にある画像を見てみてください。

左がCSVの画像で、右がエクセルの画像です。

csvとxlsxのアイコンの違い

取り込みたい明細のCSVを作る方法はいくつかあります。

 

【A】インターネットにログインして取引明細がみれる場合

インターネットバンキングやクレジットカードのWeb登録をしていて、インターネットから取引明細がみれる場合です。

この場合は、サイトの明細画面付近に、たいてい「CSVのダウンロード」といった表示があります。

取り込みたい明細を指定して、CSVのダウンロードをしてください。

電子マネーで多いんですが、サイトにログインした時に利用明細の印刷はできてもCSVでのダウンロードが対応していないこともあります。

その場合は、次の【B】の方法で対応してください。

 

【B】インターネットにログインして取引明細がみれない場合

通帳やクレジットカード・電子マネーの利用明細をみながら、エクセルをまず作りましょう。

事業とプライベート兼用の場合は、事業に関係ある明細だけを入力すればOK。

必要な項目は、日付(年月日)、金額(入金と出金)、摘要の3つです。

下図参照。

弥生 CSV取込に必要な項目

引用元:弥生㈱

金融機関の明細には残高の欄も設けて、金額の入力ミスがないか確認しながら進めましょう。

こんな感じですね。

弥生 CSV取込のための記入例

 

 

エクセルのデータが完成したら、これをCSVで保存しましょう。

「ファイル」→ 「名前を付けて保存」→ 「ファイルの種類」を「CSV (カンマ区切り)(*.csv)」選択

ファイル形式CSVで保存する方法

 

【C】現金や預金の出納帳をエクセルで作っている場合

現金や預金の出納帳をエクセルで作っている場合には、それを【B】と同じ要領で、CSVに保存しましょう。

現預金出納帳自体は、あなたが使いやすい書式や項目を設けてもらっていいですが、CSVで取り込む時に最低限必要な項目(日付、金額、摘要)は必ず設けてくださいね。

CSVに保存する時は、余分な部分は削除しておいたほうがすんなり取り込めます。

 

スマート取引取込を使って取り込む

CSVができたら、実際に取り込んでみます。

「スマート取引取込」→ 「入出金明細ファイル取込」で、取り込みたいCSVを選びます。

弥生 入出金明細ファイル読込画面

引用元:弥生㈱

 

それ以降の詳しい手順が分からなければ、弥生オンラインサポートの「入出金明細ファイル取込」で、未設定のフォーマットから取引を取り込む  を参照してください。

 

スマート取引取込でエラーが出たら

手順に従ってCSVを取り込もうとしたら、エラーが出てしまうことがよくあります。

一応そんな時のために、弥生オンラインサポートの 取り込める入出金明細ファイルの条件 に細かい条件が書かれています。

CSVファイルの形式
以下の条件をすべて満たしていないCSVファイルは、ファイル選択の際エラーになります。

  • カンマ区切りのCSVフォーマットのファイル
  • ファイルサイズが50KB未満
  • 列数が2~39列
  • すべての行が、同じ列数になっている

私も、実際にいろんなエラーが出て取り込めずに苦労したので、参考までにその対処法をここで挙げておきます。

 

取引明細の上段や下段に、明細以外の余分な入力部分があってエラーが出る

このエラーの場合は、明細と関係ない部分は行ごと削除してしまいましょう。

上段の余分な部分が2、3行であれば、下図2⃣の『*行目から取り込む』の部分で取込む最初の行数を入力することでも対応できますが、5行以上だと無理です。

なので、最初から余分な部分や項目は、削除してしまうのが手っ取り早いです。


引用元:弥生㈱

 

CSVがカンマ区切りになっていなくてエラーが出る

稀なケースかもしれないんですけど、これがすごく手こずったエラーでした。

『カンマ区切りのCSVフォーマットのファイル』じゃないと取り込めないんですけど、自分が取り込もうとしているCSVがカンマ区切りになっているかどうかパッと見では分かりません。

エラーが出ても何が原因か分からなかったら、一度CSVをメモ帳やワードパッドで開いてみてください。

CSVファイルのところで右クリックして、「プログラムから開く」で「メモ帳」か「ワードパッド」を選びます。(下図参照)

そうすると、通常のデータは項目がカンマ(,)で区切られているんです。(下図参照)

ところが、サイトからダウンロードしたCSVの場合、カンマで区切られていないケースがあるようです。

その場合は、「ファイル」→ 「名前を付けて保存」→ 「ファイルの種類」を「CSV (カンマ区切り)(*.csv)」選択 で、そのCSVデータをもう一度保存し直せばカンマ区切りのデータに変換されます。

このCSVデータを取り込めばうまくいきます。

 

CSVで作業を効率化しよう

『スマート取引取込』の『口座連携』機能を使って直接金融機関やクレジットカードの明細を取り込めば、もちろん飛躍的に作業がはかどります。

でも、CSVも取り込めさえすれば、あとは『口座連携』と同じように取引を学習して仕訳を作ってくれるんです。

ここで説明したCSVの取り込むコツを抑えれば、サクッと処理できるはずです。

『口座連携』が利用できなくても、CSVを使って作業の効率化にチャレンジしてみてください。

 

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