開業して晴れて個人事業主になったものの、『記帳業務』をどうしたらいいか分からなくて困っていませんか？
税務署に青色申告承認申請書を出して1ヵ月くらいすると、記帳説明会の案内が届きます。
そこでも説明されるんですけど、
青色申告の特別控除額65万円の適用を受けるためには、複式簿記で記帳をしなくちゃならないんです。
「簿記の知識がある人ならやれるよね…」と思いがちですけど、簿記の知識があってもなくても、何にも頼らずに『記帳業務』を全部自分一人でやるのって、実はすっごくムリがあるんです。
税理士に頼らずに自分で『記帳業務』をするなら、『会計ソフト』は欠かせません。
『会計ソフト』を使うと、ビックリするほどサクサクっと確定申告まで終わっちゃいます。
ここでは、『記帳業務』とはどういうもので、『会計ソフト』が一体何をしてくれるものなのかをお話しします。
『記帳業務』って何をするの？
そもそも、青色申告に必要な『記帳業務』って何をすればいいんでしょう。
ざっと一通りの流れを見てみます。
（一つ一つの単語は分からなくても特に問題ないので、気にせずに。）
事業をしていてお金の出入りがあったら、取引の記録として『仕訳』をします。
その『仕訳』の集まりが『仕訳帳』です。
これをするだけなら、自力でもどうにかなります。
ところが、青色申告で65万控除を受けるには、そこからまだまだ長い道のりがあるんです。
『仕訳帳』から『総勘定元帳』『補助元帳』『現金出納帳』といった帳簿に転記・集計しまくって、それぞれの残高がおかしなことになってないかチェックします。
（おかしな点があれば入力のミスや漏れの可能性があって、一つでも修正や追加をすると、それを他の帳簿にも反映させまくらなければならないというドツボにはまる可能性も…）
問題なければ、それらを集計して『合計残高試算表』を作り、確定申告に必要な決算書でもある『損益計算書』と『貸借対照表』ができあがります。
簿記が分からなくても、「やたらといろんな資料を作る必要があるな…」とウンザリしませんか？
『仕訳』の量が少なければミスや漏れも減るでしょうけど、『仕訳』の量に関係なく他の帳簿は作らないといけないんです。
つまり、どんなに事業規模が小さくても、青色申告に必要な帳簿の種類や手間っていうのは減るわけじゃないんです。
人間の手ですることが多ければ多いほど、ミスって増えるものですよね。
私は、上場企業グループの経理と税理士事務所での実務経験が１０年以上あり、エクセルも一通り使いこなせます。
それでも、今お話ししたように「自分で一からいろんな帳簿を作って集計して決算書を作る」なんて気力はありません。
だって、そんなことをいちいちしなくても、『会計ソフト』を使えばあっという間に決算書までサラッとできてしまうんですもの。
自力で１から１０まですべての作業をするのは、時間と労力の無駄じゃないですか？
『会計ソフト』を使ったら何ができるの？
それじゃ、『会計ソフト』って具体的には何をしてくれるものなんでしょう。
一言でいうと、『記帳業務』の大半を自動で正確に処理してくれるツールです。
昔は、人間の手で一つ一つ忠実に紙に書いて、地道にコツコツと『記帳業務』をこなしていました。
紙の山がドッサリできて、その紙に書かれた内容チェックと集計に、とんでもない時間と労力を費やしていたことでしょう。
間違いが見つかったら、修正しなければならない紙をその山から探しだすだけでも一苦労です。
経理の実務を多少なりとも経験した私としては、考えただけでもゾッとします。
「会計ソフトのある時代に生まれてきてよかった」と思う瞬間ですね。
その後、私たちにとってパソコンが身近になってからは、状況がガラッと変わりました。
パソコンを使って効率的に『記帳業務』ができる『会計ソフト』が、わりと安く販売され始めたんです。
『記帳業務』は、パソコンによって省力化・自動化するのにもってこいの業務だったんですね。
『会計ソフト』がしてくれることは、大きく２つです。
青色申告に必要な帳簿を自動で作成
『仕訳』を入力すれば、何もしなくても『会計ソフト』の中でそれ以外の帳簿を自動的に作ってくれます。
つまり、『仕訳』さえ正しく入力できれば、あとは『会計ソフト』任せにしておけばいいんです。
たとえ『仕訳』を間違ったとしても、間違っていた『仕訳』を直せば他の帳簿は自動的に修正してくれます。
「いやいや、その『仕訳』がそもそもよく分からないのよ…」と思うかもしれませんね。
ところが、その『仕訳』さえも、現在売られている『会計ソフト』では徐々に自動化されようとしてます。
銀行の入出金明細、クレジットカードの利用明細、電子マネーの利用明細などのお金の出入りに関わる取引が、該当のデータを取り込むことで、それに対応する『仕訳』を自動的に作成してくれます。
もちろん精度は完全とはいかないので、仕訳されたデータのチェックは必要ですし、全ての取引が自動化できている訳ではありません。
でも、一から『仕訳』を入力するよりはかなり楽になってます。
ちなみに、「『会計ソフト』がほとんど自動で処理してくれるから…」といって、できあがった帳簿の意味がまるっきり分からないより基本的な簿記の知識はあったほうが、将来的にはいいと思いますよ。
経営分析に役立つ資料を自動で作成
『仕訳』を入力するだけで、青色申告に必要な帳簿だけでなく、なんと経営分析に役立つ資料も自動的に作ってくれます。
月別の金額推移、前年比較、売上や費用の内訳など、作ってくれる資料は『会計ソフト』によって異なりますが、何の労力もかけずにそういった資料がリアルタイムで手に入るというのは、とても助かりますよね。
『会計ソフト』って使う必要あるの？
今の時代、企業や税理士事務所では『会計ソフト』を使っているところがほとんどです。
では、個人事業主は『会計ソフト』を使ったほうがいいと思いますか？
「簿記の知識もないし何をしたらいいか見当もつかないのに、そんなの使いこなせる自信がない…」
今までの人生を全く簿記とは無縁できていたら、抵抗があって当然ですね。
でも、先ほどお話しした通り、今世間に出回っている『会計ソフト』は、簿記の知識がなくても誰でも簡単に使いこなせる工夫がされています。
それに、『仕訳』は毎月同じようなものが大半を占めるので、1ヵ月分の処理ができてしまえば1年分の7～8割はできたようなものです。
最初から食わず嫌い的に諦めずに、試しに一度使ってみるといいですよ。
無料で体験できる『会計ソフト』もたくさんありますし。
気になる料金も年間1～2万円程度で利用できるものが多いので、
『会計ソフト』を利用せずに自力でやった場合に費やす膨大な時間と労力を考えると決して高くありません。
それでも「自分には無理そうだな」と感じたら、税理士にお任せするのも一つの手でしょう。
ちなみに、『会計ソフト』と一口にいっても、いろんなものがあるんです。
どれを選んだらいいかはまた別の記事に書きますので、そちらを参考にしてみてくださいね。